POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE POTENZA INVERSIONES S.A.S.

POTENZA INVERSIONES S.A.S., persona jurídica de derecho privado, con NIT. 900.618.586-2, con domicilio en la ciudad de Villavicencio (Meta), cuyas oficinas se encuentran ubicadas en la Carrera 38 No 26C-95 Barrio Maizaro Sur, Teléfono (8) 6819060, correo electrónico protecciondedatospotenza@grupodellano.com, manifiesta que para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015, el presente documento incluye las Políticas de Tratamiento de Datos  Personales, por medio de las cuales se da  a conocer el proceso de recolección, almacenamiento y uso de sus datos personales, e igualmente la forma y los procedimientos para ejercer sus derechos respecto de los mismos.

INTRODUCCIÓN

Las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales contenidas en el presente documento, sin perjuicio de las normas que regulan la materia, serán aplicables por   POTENZA INVERSIONES S.A.S., y sus Empresas vinculadas. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Empresa para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

En virtud de la(s) relación(es) contractual(es) o de servicio(s) sostenidas,  POTENZA INVERSIONES S.A.S., tratará los datos personales de: COLABORADORES; PROVEEDORES;  Y USUARIOS Y/O CLIENTES y cualquier otra persona que llegare a tener algún tipo de relación laboral, comercial o contractual  con la Empresa, en el contexto de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, dado que la citada Ley constituye el marco general de protección de datos personales en Colombia y con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la misma, se expidió el Decreto 1377 de 2013 contenido actualmente, en Decreto Único 1074 de 2015.

POTENZA INVERSIONES S.A.S., tiene como premisa que el tratamiento que se haga sobre la información organizada en bases de datos debe realizarse de una manera adecuada, en aras de garantizar a los TITULARES un tratamiento de datos personales que proteja sus derechos fundamentales.

definiciones

2.1 AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.2 BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

2.3 DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.4 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.5 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2.6 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

2.7 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.8 AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.9 DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.10 DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

ámbito de aplicaciones

La política de tratamiento establecida en el presente documento, cobijará a los datos personales, información y archivos registrados de Titulares en las Bases de Datos que se recolectan, utilizan, almacenan, custodian, circulan, tratan, transfieren y suprimen, y cualquier otra manera en la que procesamos datos personales de los titulares a los que tengamos acceso por cualquier medio; en virtud de las relaciones labores; comerciales y contractuales sostenidas entre estos y POTENZA INVERSIONES S.A.S.

Los datos personales suministrados por los titulares serán tratados teniendo en cuenta las siguientes finalidades:

  • Dar cumplimiento a los deberes comerciales, laborales y contractuales que se deriven del desarrollo del objeto social y actividades conexas. 
  • Enviar información de actividades comerciales, promocionales y de mercadeo desarrollada para POTENZA INVERSIONES S.A.S.
  • Así mismo, la información podrá ser compartida con las empresas vinculadas de POTENZA INVERSIONES S.A.S., con las autoridades o entidades públicas o con sus contratistas, para efectos de cumplir con los fines señalados, pero siempre cumpliendo con los principios de la Ley 1581 de 1012 y normas que la complementen y/o sustituyan.
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Empresa.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con el fin de establecer los cimientos y las bases de las presentes políticas, se consagran los siguientes principios rectores del tratamiento de los datos personales de  POTENZA INVERSIONES S.A.S..

  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento de la información contenida en las bases de datos custodiadas por el POTENZA INVERSIONES S.A.S., de sus TITULARES, en virtud de la(s) relación(es) contractual(es) o de servicio(s) sostenidas o que se haya(n) sostenido, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento de nuestras bases de datos sólo podrá ejercerse con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta al Tratamiento por parte de POTENZA INVERSIONES S.A.S., será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del TITULAR a obtener de POTENZA INVERSIONES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los TITULARES o terceros autorizados conforme a la ley. 
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por POTENZA INVERSIONES S.A.S., a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES

  • Sin perjuicio de los demás derechos contenidos en las normas que regulan la materia, como TITULAR de nuestras bases de datos, le asisten los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se ejerce frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar la prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Ser informado, del uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y comercio quejas por las infracciones relacionadas en la normatividad vigente siempre y cuando las mismas no hayan sido atendidas y resueltas por la Compañía.

Acceder en forma gratuita con la periodicidad que determine la Ley a su base de datos que haya sido objeto de tratamiento, como también cuando existan modificaciones de las políticas de tratamiento de los datos.

Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos personales de LA base de datos de la compañía, siempre y cuando no subsista un deber legal o contractual vigente.

DEBERES DE POTENZA INVERSIONES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Cuando el POTENZA INVERSIONES S.A.S., actúe como Responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR. 
  • Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento (de existir) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir. 
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR. 
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollan.
  • Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos. 
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los TITULARES.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El periodo de vigencia de las bases de datos se circunscribe al requerido para alcanzar la necesidad con las que se ha registrado, o por el tiempo que legal o contractualmente que dichos datos deban ser conservados.

CONSULTAS Y RECLAMOS

El TITULAR de la información o sus causahabientes, representantes o apoderados, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de consulta, corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar Consulta o Reclamo ante POTENZA INVERSIONES S.A.S., cuando actúe como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


El Reclamo o Consulta se debe formular por los medio habilitados que se describen a continuación, dirigido al Responsable del Tratamiento de los datos, ya sea por correo electrónico o por medio físico, que contendrá la identificación del titular de los datos si actúa en nombre propio, o por medio de un tercero debidamente autorizado, la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o el reclamo, la dirección, fecha y firma de la persona interesada y además los documentos que pretenda hacer valer.

Estos mecanismos podrán ser físicos dirigiéndose a la Carrera 38 N° 26C – 95 Barrio Maizaro Sur – Villavicencio , o electrónicos a través del correo de protecciondedatospotenza@grupodellano.com o telefónicamente en la línea de atención (+57-8) 6819060, encargados de recibir las Consultas y Reclamos.

consultas:

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Responsable de atender la consulta dará respuesta, por el mismo medio en la cual haya sido radicada o la que haya sido aprobada por el requirente, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 


Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará el término de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMO:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Empresa requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponde en un término máximo de dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

SANDRA JANNETH RODRIGUEZ RIVERA Rep. Legal

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